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フォームの複製・編集機能やテンプレート機能をフル活用 複数事業者とのやり取りを「Tayori」でより効率的に

株式会社アクティビティジャパン

地域振興推進部シニアマネージャー

三上 宣子氏

国内のアクティビティや体験の検索
予約サイトの運営
体験ツアーの取り扱い

Tayoriの活用方法

問い合わせフォーム
アンケート
FAQ

「株式会社アクティビティジャパン」は、国内のアクティビティや体験の検索・予約サイトを運営する会社です。約5,000のアクティビティ事業者、観光施設と提携しているほか自治体や観光協会とも連携し、約450種目、15,000プラン以上のアクティビティや体験ツアーを取り扱っています。

同社地域振興推進部シニアマネージャー三上 宣子氏によると、同社の事業を運営するにおいて、「Tayori」は欠かすことのできない有用なツールなのだとか。活用方法や利点について三上氏にお話を伺いました。

アクティビティ事業者と旅行者を繋ぐ「BtoBtoC」のWEBプラットフォームを運営

三上氏
事業内容についてお聞かせください。

日本国内のアクティビティや体験ツアーを検索・予約できる「WEBプラットフォーム」を運営しています。日本各地のアクティビティ体験施設と取引し、各社が提供する体験メニューを掲載しています。

現在は国内約5,000社のアクティビティ事業者、観光施設企業、自治体・観光協会と提携。約450種目、15,000プラン以上のアクティビティや体験ツアーを扱っており、海外からの予約も受け付けています。

また、各自治体や観光協会と提携し、各地域で企画する体験メニュー等の「着地型観光商品」の業務に携わることもしています。地域の体験事業者を対象とした商品を企画・運営のサポートはもちろん、造成した商品を弊社のサイトに掲載し、販売とプロモーションまでを担う「業務一括委託」の案件が増えています。

「WEBプラットフォームの運営」と「各自治体・観光協会との提携」の2つが主軸ですね。

企業と旅行者を繋ぐ「仲介役」のイメージでしょうか。

そうですね。全国のアクティビティ事業者が弊社サイトと掲載契約し、各社が提供する体験メニューの情報を掲載、旅行者がサイトを介して予約する形です。アクティビティ事業者と旅行者を繋ぐ「BtoBtoC」のサイトとしての役割、そして、各地域と旅行者とを繋ぐ架け橋でありたいと考えております。

事業者へのヒアリングやサイト利用者への対応等、「Tayori」の機能をフル活用

お問い合わせフォーム
「Tayori」の利用方法についてお聞かせください。

主に問い合わせフォームとアンケートを利用しています。問い合わせフォームはサイトのTOPページにリンクを貼り、利用者からの問い合わせ対応に活用しています。また、各事業者向けに開催する商談会や個別相談会への登録、弊社事業への参画、セミナーへの申し込みフォームもTayoriで作成しています。

アンケートは体験事業者、観光施設、自治体観光協会等、弊社と取引がある企業・事業者へ、観光に関わる内容についてアンケートを取るときに使います。例えば、最近では新型コロナウイルスへの対策について状況や意見をヒアリングする際に、Tayoriでアンケートを作りました。

「フォーム」と「アンケート」以外の機能についてはいかがですか?

「FAQ」を使って、クライアントにシステム関連の仕様書等の共有をしています。仕様書のやり取りを紙ベースで行おうとすると、膨大な量になります。しかし、データで渡せばスマートフォンやタブレットさえあれば、すぐに画面で見てもらうことができます。このため、「FAQ」で仕様書の情報をまとめたページを作り、事業者へURLとパスワードを送って共有しています。メールにデータを添付する必要がないため、大変便利です。

御社で「Tayori」を使っている人たちは何人くらいいらっしゃいますか?

20人ほどです。営業に携わる人間は基本的に全員が使っています。利用者からの問い合わせフォームについてはカスタマーサポートでも対応しています。

選んだ決め手は細かな説明がなくても使いこなせるようになる「使いやすさ」

三上氏
導入の背景についてお聞かせください。

今は取引先が約5,000社なのですが、取引する企業が増えてくるとヒアリングやアンケート等を実施して集計するにも手間がかかります。また、案件によっては応募フォームを作るのですが、その集計も手作業で行うとなると楽な作業ではありません。集計やレポート作成を簡易的に分かりやすくできる仕組みを作りたいと考えていたところにTayoriを見つけました。

導入前はどのように作業されていたのでしょうか。

別のツールでアンケートやメールフォームを作成していました。セミナー等を開催した際は参加後のアンケートを紙ベースで実施することもありました。しかし、近年はスマートフォンがあれば、その場でQRコードを読み込んでWEB上でアンケートを記入できる時代です。紙のアンケートが必要な場面もありますが、WEBアンケートも併用していきたいと考えていました。

「Tayori」を選んだ決め手は何でしょうか。

まずは「料金」です。弊社の営業に関わる人間はほぼアンケートやフォームを使うため、コストパフォーマンスの良さはポイントでした。次に、「使いやすさ」です。細かく説明せずとも使えるツールが理想でした。

導入の際、社内に定着させるために工夫したことはありますか。

実は、特に何か特別なことをしたことはありません。「今日から“Tayori”を導入するので活用してください」と伝えただけです。社員は皆、別ツールでフォームやアンケートを作成していたため一から作り方を教える必要がなく、作業しながら使い方を覚えている様子でした。

とにかく「Tayori」は使いやすいので、社員も作業していくうちに「これは便利だ」と思ったようです。

フォームの返信プレートを署名選択ツールとして活用、打ち込む手間を省略

三上氏
導入後、作業を行ううえで何か変化はありましたか?

1つ1つの作業時間が短縮されました。例えば、フォームやアンケートは複製・編集できますよね。1度テンプレートを作ってしまえば、次に作るときは複製して編集するだけで完成です。案件ごとに一からフォームやアンケートを作る必要がなくなったのは、作業時間の短縮に繋がりました。選択肢や項目をコピー&ペーストできるのも助かっています。

あとは、顧客と効率よくやり取りできるようになりました。

顧客とのやり取りについて具体的にお聞かせください。

以前は別のメール管理ツールを使っていたため、メールアドレスを都度入力する必要がありました。しかし、「Tayori」のフォームはアドレスを含めて一括管理できるため、問い合わせが来たらそのまま返信するだけで済みます。

また、返信テンプレートに署名を入力してクライアントごとに使い分けています。実は取引先ごとに連絡先を使い分けているため、導入前は案件ごとに打ち替える必要がありました。今は、返信テンプレートで必要な署名を選択するだけで済むので、打ち込む手間が省けています。

メールの返信は、意外と手間も時間もかかります。フォームを活用することで、スピード感をもって顧客とやり取りできるようになりました。さらに、ステータスで顧客とのやり取りの状況を把握できるので、未対応のものがあれば社内でフォローし合う環境ができました。

目指すのは「アクティビティジャパン」にしか提供できない観光コンテンツの発信

三上氏
今後の展望についてお聞かせください。

2021年10月に、会社の体制が大きく変わりました。今後は、さらなるグローバル展開も見据えて事業を拡大していく予定です。

日本国内については、サイトに掲載されていない観光コンテンツやアクティビティが多く眠っています。地域の方と連携し、まだ世の中にあまり知られていない魅力的なコンテンツを掘り起こし商品化して、弊社のサイトを通じて国内外の旅行者に周知していきたいですね。サイトを利用されるお客さまの満足度向上はもちろん、地域の誘客にも繋がりますし、継続的にやっていく必要があると感じています。

サイトとしては顧客会員数を増やしていかないといけないので、競合他社との差別化を図っていきたいと考えています。弊社サイトの特性を活かし、各地域の皆さんとの連携を密に、「アクティビティジャパン」でないと体験できない、各地域と旅行者を繋ぐ観光コンテンツやアクティビティを提供していきたいですね。今後に向けた施策を打つ中で、「Tayori」も継続的に活用していきます。

三上 宣子
株式会社アクティビティジャパン 地域振興推進部 シニアマネージャー
体験事業者や観光施設、自治体を対象とした着地型商品造成、誘客促進事業を担当。
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